O caso do F8 Meetup e para aqueles que se registam e não aparecem

Estive anteontem no F8 Meetup Lisbon, um evento da Beta-i, PT e Facebook que foi realizado nas instalações da PT na  Fontes Pereira de Melo.

O evento serviu para networking e assistirmos à keynote da F8 em grande ecrã.

O que me impressionou mais no evento foi a falta de presenças no mesmo. Sei de pessoas que procuraram entrada para o evento e não conseguiram porque estava cheio. O que lá vi foi muito diferente, e é um problema que conheço bem pelos eventos onde participo.

Creio que só quem já organizou eventos de comunidade sabe a dificuldade que existe em estimar as presenças. Creio que se alguns dos que se inscrevem e acabam por não ir (pelas mais variadas razões, não vêm aqui ao caso) não percebem as dificuldades que estão a colocar aos organizadores.

Primeiro problema: instalações. Que sala necessitamos? Basta uma sala com 30 lugares sentados? Vamos ter mais pessoas? Já temos 120 inscritos no evento… Conseguimos arranjar aquela sala maior onde cabem 100 pessoas? Contactamos o(s) patrocinador(es) do evento que nos está gentilmente a ceder a de 30 lugares e perguntamos se há possibilidade de termos a sala “grande” porque temos muita procura, sala essa onde o gasto de luz e o custo/hora de lâmpada de projector é muito maior e onde vai ser necessário maior tempo de limpeza, logo, mais caro. Com isso vêm os “goodies”… temos fitas de pescoço para todos? Em vez de imprimirmos 30 badges acabamos por imprimir 120. Coffee-break? Somos conservadores e pedimos para 80 PAX. Imprimimos inquéritos de satisfação para todos e ainda conseguimos arranjar um presente de um dos patrocinadores para ofecer no fim do evento.

Tudo isto para… aparecerem menos de metade. E não estou a ser mauzinho, já vi eventos de 90 inscritos com 30, outros de 250 com 100.

Papel gasto sem razão, toner desperdiçado, dinheiro mandado à rua, patrocinadores que esperavam um certo retorno e não o tiveram, enfim… deixemos de parte a comida que, dependendo da quantidade, acaba por ser distribuída e não se estraga (a ReFood é um “cliente” habitual) mas que custou bastante à organização e/ou patrocinadores.

Num evento em que participei há uns meses e que tinha inscrições muito limitadas (e que esgotaram rapidamente), um dos participantes pediu almoço vegetariano.  Apenas um. Entre os 20 participantes, quem não apareceu?

Na ITPro Portugal e PowerShell Portugal  temos lançado os eventos, tipicamente, na semana anterior à realização do mesmo, apesar de as datas e oradores por vezes estarem definidas meses antes. Temos tido boa audiência, normalmente a rondar os 60% a 80% dos inscritos. Quando os eventos foram anunciados com 1 mês de antecedência… máximo de 50%.

Por favor… se não vão, avisem os organizadores. Cancelem a vossa inscrição. Dêm lugar a quem quer ir. Ajudem a salvar o planeta e a reduzir o desperdício. 🙂